PEMAHAMAN MANJEMEN

8:38:00 PM DR.H.Nurudin Siraj.MA.MSi

    Manajemen

Manajemen adalah proses mendesain dan mengelola lingkungan dimana orang-orang, bekerja bersama dan kelompok, secara efisien untuk mencapai tujuan. Definisi ini dapat dikembangkan: 1) sebagai manajer, orang melakukan fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, penstafan, pengarahan, dan pengendalain; 2) manajemen diterapkan pada berbagai macam organisasi; 3) manajemen diterapkan manajer pada berbagai tingkatan organisasi; 4) tujuan manajer sama : menciptakan surplus; 5) mengelola mengutamakan produktivitas : berimplikasi pada efektivitas dan efisiensi.[1]    

Hersey dan Blanchard menyebutkan bahwa manajemen merupakan suatu proses kerja sama dengan dan melalui orang orang dan kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen sesuai Definisi tersebut, diterapkan pada semua bentuk dan jenis organisasi apakah perusahaan,  lembaga pendidikan, rumah sakit, organisasi politik, atau bahkan keluarga. Pencapaian sasaran organisasi melalui kepemimpinan adalah manajemen.[2]

Samuel C. Certo mendefinisikan manajemen dalam bukunya sebagai proses pencarian tujuan organisasi dengan bekerja bersama dan melalui orang-orang dan sumberdaya organisasi lainnya. Certo juga membandingkan beberapa Definisi manajemen sebagai berikut : 1) manajemen adalah proses dimana kelompok yang bekerjasama menentukan tindakan yang lain menuju tujuan bersama (Massie and Douglas); 2) manajemen adalah proses kerja dengan dan melalui orang lain untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dengan menggunakan sumberdaya yang terbatas secara efisien dalam rangka mengubah lingkungan (Kreitner); 3) Manajemen adalah koordinasi semua sumberdaya melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalain dalam rangka memenuhi tujuan (Sisk).[3] 

Sementara menurut Griffin, Manajemen adalah sekumpulan aktivitas (termasuk perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan) yang dilakukan pada sumberdaya organisasi (manusia, keuangan, fisik, dan informasi) dengan maksud mencapai tujuan secara efisien dan efektif.[4]  Efisien diartikan sebagai menggunakan sumberdaya secara bijaksana dan dengan biaya yang efektif. Sementara efektif diartikan sebagai membuat keputusan yang tepat dan dapat mengimplementasikannya.

Proses manajemen adalah proses yang dilakukan oleh manajer dalam organisasi. Proses manajemen atau kemudian disebut juga sebagai fungsi manajemen berkembang pesat dari waktu ke waktu. Fungsi manajemen sangat beragam yang bersumber dari berbagai pakar manajemen diantaranya adalah perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengambilan keputusan (Decision making), memerintah (commanding), penempatan orang (staffing), pengarahan (directing), komunikasi (communicating), memotivasi (motivating), mempengaruhi (influencing), koordinasi (coordinating), memimpin (leading), pengendalain (controlling). Secara skematik keberagaman fungsi manajemen dapat digambarkan sebagai berikut :[5]

Tabel 2.1. Beragam Proses Manajemen

Fungsi	Pencetus
	Fayol	Bedeian and Glueck	Certo	Dessler	Griffin	Koontz, O’Donnel and Weihrich	Kreitner	Schermerhorn	Stoner
Planning	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Organizing	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Decision Making					X		X		X
Commanding	X
Staffing		X		X		X	X
Directing						X
Communicating							X
Motivating							X
Influencing			X
Coordinating	X
Leading		X		X	X		X	X	X
Controlling	X	X	X	X	X	X	X	X	X

Meski sangat beragam, secara umum proses atau fungsi manajemen dapat dikatakan terdiri dari 1) perencanaan (planning); 2) pengorganisasian (organizing); 3) pengarahan (leading); dan pengawasan (controlling). Penjelasan masing-masing proses adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan didefinisikan sebagai penetapan tujuan organisasi dan memutuskan bagaimana cara terbaik untuk mencapainya. Pengambilan keputusan adalah bagian dari proses perencanaan yang terdiri dari memilih tindakan dari berbagai alternatif.[6]  Perencanaan adalah proses memutuskan tujuan apa yang akan dicapai selama periode mendatang dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.[7] 

Sementara menurut Terry, Perencanaan merupakan pemilihan dan menghubungkan fakta menggunakan asumsi-asumsi tentang masa depan dalam membuat visualisasi dan perumusan kegiatan yang diusulkan dan memang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Rencana biasanya ditinjau kembali secara teratur dan apabila perlu segera dirubah untuk menghadapi situasi yang baru, sebagian besar rencana dapat dibagi ke dalam fase atau tahapan; a. membagi rencana ke dalam serangkaian tindakan yang sederhana, b. mempertahankan pelaksanaan rencana sesuai jadwal, c. mengkoordinir kegiatan-kegiatan yang terpisah ke dalam perencanaan, d. rencana tersebut dapat diterima oleh semua pihak yang berkepentingan. [8]

Perencanaan mempunyai beberapa kegunaan sebagai berikut : 1) perencanaan menjadikan manajer dan organisasi dapat bersikap aktif terhadap masa depan. Tanpa tindakan yang terencana, manajer hanya bisa diam, membiarkan sesuatu terjadi, dan kemudian bereaksi terhadap hal tersebut dalam kondisi krisis; 2) perencanaan memberikan arti pada keterlibatan orang orang dalam semua area organisasi dalam manajemen organisasi; 3) perencanaan juga mempunyai efek positif dalam performa manajerial; 4) perencanaan memberikan latihan mental dalam embangun rencana.[9]   

            Proses perencanaan yang paling utama adalah penetapan tujuan. Tujuan atau sasaran, menurut Robbin dan Coulter, adalah hasil yang diinginkan untuk individu, kelompok dan seluruh organisasi. Sasaran adalah tujuan, dan kita gunakan keduan istilah secara bergantian. Sasaran menjadi arah bagi semua keputusan manajemen dan membentuk kriteria yang digunakan untuk mengukur hasil pencapaian kerja.  Rencana adalah dokumen yang merangkum cara mencapai sasaran dan biasanya menggambarkan alokasi sumberdaya, penyusunan jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai sasaran itu. Ketika pemimpin merencana, mereka membuat sasaran sekaligus rencana. Cara lain untuk menggambarkan sasaran adalah berdasarkan apakah sasaran itu nyata atau ditetapkan. Sasaran yang ditetapkan merupakan pernyataan resmi mengenai apa yang dikatakan oleh organisasi dan apa yang diyakini oleh para pemercaya sebagai sasaran. Sedangkan sasaran nyata adalah sasaran yang sebenarnya dikejar oleh organisasi, seperti yang didefinisikan oleh tindakan para anggotanya.[10]

            Tujuan merepresentasikan kondisi masa depan yang diinginkan dimana individu, kelompok, atau organisasi berusaha untuk mencapainya. Tujuan terdiri dari misi, tujuan, target, kuota, dan batas waktu. Tujuan organisasi mempengaruhi interaksi organisasi dengan sistem lingkungan dan subsistem yang lain. Usaha untuk mencapai tujuan meningkatkan kemampuan organisasi untuk menerima input dari masyarakat luas dan melegitimasi keberadaannya. Tujuan memberikan standar pengukuran keberhasilan. Tujuan membantu menentukan teknologi yang dibutuhkan dan juga menata dasar untuk spesialisasi usaha, pola otoritas, komunikasi dan jaringan keputusan, berbagai hubungan struktural.[11]   

Robbin dan Coulter membagi rencana ke dalam rencana strategis, yaitu rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan, menjadi sasaran umum organisasi tersebut, dan berusaha menetapkan organisasi tersebut ke dalam lingkungannya; dan rencana operasional, yaitu rencana yang memerinci detail cara mencapai sasaran menyeluruh. Rencana juga dibagi dalam rencana jangka panjang, yaitu rencana dengan kerangka waktu lebih dari tiga tahun; serta rencana jangka pendek, yaitu rencana yang mencakup satu tahun atau kurang.[12] Sama dengan hal tersebut, Rue and Byars juga membagi rencana dalam rencana jangka pendek, dalam rentang waktu satu tahun atau kurang; rencana jangka panjang, tiga sampai lima tahun; dan rencana jangka menengah, yaitu rentang diantara jangka pendek dan jangka panjang. Rencana juga dibagi dalam rencana strategis dan rencana operasional.[13]  

Perencanaan strategik didefinisikan sebagai proses menentukan tujuan utama organisasi dan kebijakan serta strategi yang akan mengelola kepemilikan, penggunaan, dan disposisi sumberdaya untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana strategik memberikan organisasi arah dan pertumbuhan jangka panjang dari tiga dasar : pertama, tujuan sosial ekonomi dasar organisasi; kedua, nilai nilai dan filosofi top manajemen; ketiga, kajian kekuatan dan kelemahan organisasi dalam konteks lingkungan internal dan eksternal.[14] Secara skematik dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 2.1. Dasar Dasar Rencana Strategik

 

             

Perencanaan operasional adalah rencana jangka pendek. Rencana operasional adalah Terjemahan dari rencana strategik dalam bentuk teknis. Sementara rencana menengah berada diantara rencana strategik dan rencana operasional. Hubungan antara rencana strategik, rencana jangka menegah dan rencana operasional dapat dilihat pada gambar berikut [15]:

Gambar 2.2. Hubungan rencana strategik dengan Rencana Operasional

 

2. Pengorganisasian (organizing)

Pengorganisasian didefinisikan sebagai pengelompokkan aktivitas dan sumberdaya ke dalam bentuk yang logis. Pengorganisasian pada prinsipnya adalah proses pembagian tugas dan tanggung jawab dan wewenang sehingga tercipta suatu organisasi yang digerakkan sebagai satu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengorganisasian merupakan langkah menuju pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Susunan, bentuk serta besar kecilnya organisasi harus disesuaikan dengan tujuan yang ditetapkan. Pengorganisasian, oleh karenanya dapat dibagi dalam Aktivitas pembagian tugas, pembentukan struktur organisasi, pendelegasian wewenang, dan koordinasi.

Pembagian tugas adalah alokasi tugas pada orang atau jabatan dalam organisasi. Faktor-faktor yang penting dalam mengadakan Pembagian tugas  adalah :[16]

1.      Membantu koordinasi.

2.      memperlancar pengawasan

3.      manfaat spesialisasi

4.      menghemat biaya

5.      menekankan pada hubungan antara manusia

Dalam pandangan Robbin, struktur organisasi adalah kerangka kerja formal yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan.[17]  Struktur organisasi adalah pola interaksi dalam suatu organisasi dan yang mengkoordinasikan teknologi dengan manusia di dalam organisasi, standar prilaku yang diterapkan oleh kelompok, sistem komunikasi dan imbalan serta mekanisme sanksi kelompok. Senada dengan hal itu rancangan organisasi adalah keseluruhan rangkaian dari elemen struktural dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut yang digunakan untuk mengelola organisasi secara total.[18]  Sementara Gibson, struktur organisasi adalah pola formal aktivitas dan hubungan antara subunit organisasi. desain organisasi berkaitan dengan struktur organisasi secara menyeluruh. Proses prilaku memberikan kehidupan struktur organisasi apabila proses ini tidak berfungsi dengan baik maka akan menimbulkan masalah yang tidak diinginkan.[19] 

Keputusan penting dalam mengembangkan struktur organisasi adalah menentukan sampai seberapa jauh harus diadakan pembagian pekerjaan, dimana para pendukung pembagian kerja akan mendapat dua keuntungan penting antara lain: 1) jika suatu pekerjaan mengandung sedikit tugas, makan akan mudah melatih personalia yang diberhentikan, dipindahkan atau mangkir. Dengan suatu kegiatan pelatihan minimum akan memakan biaya pelatihan yang rendah; 2) apabila suatu pekerjaan hanya membutuhkan tugas yang sedikit jumlahnya, maka karyawan dapat menjadi ahli dalam melaksanakan tugas tersebut, keahlain yang tinggi akan menghasilkan output yang lebih baik.[20]

Proses selanjutnya dalam pengorganisasian adalah pendelegasian wewenang. Menurut Griffin, pendelegasian adalah membangun suatu pola otoritas antara seorang atasan dengan satu orang atau lebih bawahan. Secara khusus, pendelegasian (delegation) adalah proses pelimpahan sebagian kerja total seorang manager kepada orang lain. Alasan pendelegasian adalah untuk membuat pemimpin mampu menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Bawahan membantu menghapus beban kerja dengan melakukan sebagian besar dari pekerjaan organisasi.[21] Pendelegasian wewenang merupakan faktor yang vital di dalam manajemen, karena: a. menetapkan hubungan organisatoris formal di antara anggota-anggota badan usah, b. memberikan kekuasaan pemimpinial, yakni memberi senjata kepada pemimpin untuk mampu bertindak apabila keadaanya memaksa, c. mengembangkan bawahan dengan cara memberi izin kepada mereka untuk mengambil keputusan dan menerapkan pengetahuan yang mereka peroleh dari program-program latihan.[22]

            Yang tak kalah penting dalam pengorganisasian adalah koordinasi. Koordinasi adalah proses menghubungkan aktivitas dari berbagai departemen dalam organisasi. koordinasi dilakukan karena departemen dan kelompok kerja saling bergantung, keduanya bergantung satu sama lain untuk berbagai informasi dan sumberdaya guna melaksanakan aktivitas. Semakin besar ketergantungan departemen makin banyak koordinasi yang diperlukan organisasi agar departemen mampu berkinerja dengan efektif. Tiga bentuk ketergantungan yaitu: 1) ketergantungan terpusat (pooled interdependence)adalah tingkat ketergantungan yang paling rendah. Beroperasi dengan sedikit interaksi-output dari unit tersebut dikumpulkan dalam organisasi; 2) ketergantungan berututan (sequential interdependence), output satu unit menjadi input dari unit lain dengan suatu cara berurutan. 3) Ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence) muncul ketika aktivitas mengalir secara dua arah antar unit. [23]

3). Pengarahkan (leading)

Pengarahan adalah sekumpulan proses yang digunakan agar anggota organisasi dapat bekerja sama untuk kepentingan organisasi. Atau bagaimana pemimpin dapat membimbing dan memberi motivasi agar perencanaan dan tugas masing-masing anggotanya dapat berjalan sesuai dengan perencanaan dan pengorganisasian yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tugas pemimpin adalah menggerakkan orang-orang dalam suatu organisasi untuk bekerja optimal. Proses pengarahan terdiri dari pemberian motivasi, proses mempengaruhi, Hubungan interpersonal, dan membangun kerja tim. 

Motivasi dapat diartikan sebagai mengusahakan supaya seseorang dapat menyelesaikan pekerjaan dengan semangat karena ia ingin melaksanakannya. Beberapa pendekatan motivasi , yakni: a. partnership, b. produktivitas, c. pemuasan kebutuhan. Kondisi-kondisi yang memudahkan motivasi adalah: 1. memperluas tugas, maksudnya supaya isi tugas diperluas dengan memberikan tanggungjawab yang lebih besar, terlihat ruang lingkup dari seluruh tugas tersebut dan tantangan yang sejalan dengan kebutuhan pribadi yang melaksanakan tugas tersebut akan terkena pengaruh-pengaruh dari motivasi. 2. pertukaran tugas, dilakukan untuk mengurangi rasa jenuh dan kehilangan perhatian terhadap tugas, 3. manajemen menurut sasaran, 4. partisipasi, 5. mencapai tujuan, 6. pertumbuhan, 7. pengakuan, 8. tanggung jawab.[24]

Motivasi juga didefinisikan sebagai adalah ketersediaan melakukan usaha tingkat tinggi guna mencapai sasaran organisasi, yang dikondisikan oleh kemampuan usaha tersebut memuaskan kebutuhan sejumlah individu.[25]  Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai suatu tujuan. Motivasi yang ada pada seseorang akan mewujudkan suatu prilaku yang diarahkan pada tujuan mencapai sasaran kepuasan. Motivasi dibagi menjadi dua : motivasi internal dan motivasi eksternal. Motivasi internal dikelompokkan menjadi tiga , yaitu : 1) motivasi fisiologis, merupakan motivasi alamiah seperti lapar, haus dan seks; 2) motivasi psikologis, dikelompokkan dalam tiga katagori dasar yaitu: motivasi kasih sayang (affectinal motivation) yaitu motivasi untuk menciptakan dan memelihara kehangatan, keharmonisan dan kepuasan batiniah (emosional) dalam berhubungan dengan orang lain. Motivasi mempertahankan diri (ego-defensive motivation) yaitu motivasi untuk melindungi kepribadian, menghindari luka fisik dan psikologis, menghindari untuk tidak ditertawakan dan kehilangan muka, mempertahankan prestise dan mendapatkan kebanggaan diri; 3) motivasi memperkuat diri (ego-blestering motivation) yaitu motivasi untuk mengembangkan kepribadian, berprestasi, menaikkan prestasi dan mendapatkan pengakuan orang lain, memuaskan diri dengan penguasaan terhadap orang lain. Sementara motivasi eksternal menjelaskan kekuatan-kekuatan yang ada di dalam individu yang dipengaruhi faktor-faktor intern yang dikendalikan oleh pemimpin, yaitu meliputi suasana kerja, seperti gaji, penghargaan, kenaikan, pangkat dan tanggung jawab.[26]

            Dalam hal proses mempengaruhi,  penjelasan psikolologis terhadap pengaruh seseorang terhadap orang lain berkaitan dengan motif dan persepsi target dalam hubungannya dengan tindakan agen dan konteks di mana interaksi itu terjadi. Proses mempengaruhi ini secara kuantitatif berbeda satu dengan yang lainnya, tetapi lebih dari satu proses dapat terjadi bersamaan. Keberhasilan upaya mempengaruhi tergantung pada tingkatannya. Hasil proses mempengaruhi terdiri dari : 1) komitmen, adalah hasil dimana seorang target secara internal menyetujui keputusan atau permintaan agen dan memberikan dukungan penuh untuk melaksanakan apa yang menjadi permintaan atau mengimplementasikan keputusan secara efektif; 2) kepatuhan, hasil dimana target bersedia melakukan apa yang agen inginkan tetapi lebih didasarkan pada rasa apatis dari pada rasa antusiasme dan hanya memberikan sedikit dukungan; 3) perlawanan, hasil dimana seorang teraget menatang proposal atau permintaan, bukan hanya todak tertarik saja, tapi secara aktif berusaha untuk menghindari untuk tidak menjalankannya. [27]   

Proses mempengaruhi dapat dibagi menjadi : 1) kepatuhan instrumental : seorang target melaksanakan tindakan yang diminati untuk tujuan mendapatkan imbalan yang pasti atau menghindari hukuman yang dikendalikan oleh agen; 2) Internalisasi: Seorang target memiliki komitmen untuk mendukung dan menerapkan proposal yang Diajukan oleh agen terlihat seperti diharapkan secara intrinsik dan sesuai dengan hubungannya dengan nilai, keyakinan dan citra pribadi dari target; 3) Identifikasi persoalan: Seorang target meniru prilaku agen atau mengambil sikap yang sama agar disukai oleh agen dan menjadi seperti agen itu. [28]

Bentuk perilaku mempengaruhi yang paling umum dalam organisasi adalah permintaan yang sederhana yang didasarkan pada kekuasaan yang memiliki legitimasi. Kepatuhan target hanya terhadap permintaan yang sederhana dan jelas legitimasinya, relevan untuk pekerjaan, dan sesuatu dimana seorang target tahu bagaimana cara mengerjakannya. Akan tetapi jika tindakan yang dimintai tidak menyenangkan, menyulitkan, tidak relevan atau sulit untuk dikerjakan, reaksi target akan berupa perlawananan. Beberapa bentuk mempengaruhi proaktif adalah: [29].

1. persuasi rasional: agen menggunakan argument yang logis dan bukti yang factual dalam menunjukkan proposal atau permintaan itu memungkinkan dan relevan untuk mencapai tujuan tugas
2. memberi penilaian: agen menjelaskan bagaimana melaksanakan permintaan atau mendukung usulannya yang akan memberikan keuntungan kepada target secara pribadi atau membantu meningkatkan karier target
3. memberi inspirasi: agen memberikan pertimbangan nilai dan idealisme atau berusaha menimbulkan emosi dari target untuk mendapatkan komitmen terhadap permintaan atau proposal
4. konsultasi: agen mendorong target untuk menyarankan perbaikan dalam proposal, atau membantu merencanakan aktivitas atau perubahan di mana dukungan dan bantuan dari target itu dibutuhkan
5. pertukaran: agen menawarkan insentif, menyarankan pertukaran yang baik atau menunjukkan kesetiaanya untuk saling timbal balik nantinya juga target mau melakukan apa yang dimintai oleh agen
6. kolaborasi: agen menawarkan untuk  memberikan sumber yang relevan dab bantuan jika target mau melaksanakan permintaan atau menerima perubahan yang diusulkan
7. daya tarik personal: agen meminta kepada target untuk melaksanakan permintaan atau mendukung proposal berdasarkan persahabatan atau meminta kebaikan personal sebelum mengatakan apapun
8. mengambil hati: agen memberikan pujian dan bujukan sebelum atau selama memberikan pengaruh atau keyakinan terhadap kemampuan target untuk melaksanakan permintaan yang sulit
9. taktik legitimasi: agen berusaha untuk membangun legitimasi dari permintaan atau memverifikasi wewenang dengan mengacu kepada aturan, kebijakan normal atau dokumen resmi
10. tekanan: agen memberikan tuntutan, ancaman, sering melakukan pemerikasaan, atau terus-menerus  mengingatkan pengaruhnya terhadap target.
11. taktik koalisi: agen mencari bantuan orang lain untuk mendesak target untuk melakukan sesuatu atau menggunakan dukungan dari orang lain sebagai alasan agar target menyetujuinya

Hubungan interpersonal mempunyai peranan penting dalam menumbuhkan hubungan pribadi yang baik antara para pegawai di dalam organisasi/perusahaan sebagai lingkungan, pelanggan, internal dan dengan para pelanggan eksternal sehingga pada akhirnya dapat menumbuhkan loyalitas para pelanggan terhadap organisasi/perusahaan. Adapun faktor yang berperan/berpengaruh dalam hubungan interpersonal yaitu:[30]

1. persepsi / sikap terhadap orang lain

a.       timbulnya persepsi/sikap terhadap orang lain dipengaruhi oleh hal-hal yang ada dalam diri sendiri seperti sifat kepribadian, pengalaman masa lalu, keadaan emosi sementara, dan peran yang dipegang

b.      timbulnya persepsi/sikap terhadap orang lain dipengaruhi oleh hal-hal yang ada pada diri orang lain. Kesan seseorang terhadap orang lainnya banyak ditentukan oleh beberapa ciri dari orang tersebut seperti ciri-ciri fisik, genetalia (jenis kelamin) dan asal bangsa atau suku.

c.       timbulnya persepsi/sikap terhadap orang lain dipengaruhi oleh situasi saat hubungan interpersonal dilakukan.

2. kemampuan menampilkan diri secara menarik

kemampuan penampilan yang ditempuh bagi seseorang agar menimbulkan kesan menarik bagi orang lain maka perlu: berpenampilan bersih dan rapi, bertutur kata yang baik dan menyenangkan, berbicara tentang kesamaan dirinya dengan orang lain yang sedang dihadapinya, membicarakan kesukaan orang lain yang sedang dihadapinya, membuat orang merasa penting, mengingat nama orang, tidak merasa rendah diri, siap mental untuk menerima kritikan.

Sementara dalam hubungannya dengan membangun kerja tim, Robbin mendefinisikan kelompok sebagai dua atau lebih individu yang berinteraksi dan saling tergantung yang berkumpul bersama untuk mencapai sasaran tertentu. Kelompok informal adalah kelompok yang dibentuk oleh organisasi yang memiliki penugasan kerja terancang dan tugas spesifik. Kelompok informal sifatnya sosial. Terbentuk secara alamiah di tempat kerja sebagai tanggapan terhadap kebutuhan akan hubungan sosial, cenderung berdasar persahabatan dan kepentingan bersama. Tim kerja adalah kelompok formal yang terdiri dari individu-individu yang saling tergantung dan bertanggung jawab atas tercapainya sasaran.  Beberapa ciri tim kerja: 1) tim satu fungsi terdiri atas seorang pemimpin dan bawahan-bawahannya dari satu bidang fungsi tertentu; 2) tim yang dikelola sendiri, yakni kelompok formal para karyawan yang bekerja tanpa pemimpin dan bertanggung jawab atas proses atau bagian kerja lengkap; 3) Tim virtual, tim yang menggunakan teknologi computer untuk menghubungkan secara fisik anggota yang tersebar untuk mencapai sasaran bersama; 4) Tim lintas fungsi merupakan Pengelompokkan hibrida individu yang ahli pada berbagai bidang dan yang bekerjasama pada berbagai tugas.[31]

4). Pengendalain (controlling)

Pengendalain adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka memastikan tujuan organisasi rencana dapat terpenuhi. Perencanan dan pengendalain adalah dua hal yang berhubungan erat. Tanpa tujuan dan rencana, pengendalain tidak mungkin dilakukan krena kinerja harus di bandingkan dengan nenerap kriteria yang telaj ditetapkan.[32]

Pengendalain adalah proses memantau kegiatan untuk memastikan bahwa kegiatan itu diselesaikan seperti yang telah direncanakan dan proses mengkoreksi setiap penyimpangan yang berarti. Beberapa bentuk pengendalain adalah:[33]

·         pengendalain pasar pendekatan pengendalain yang menekankan penggunaan mekanisme pasar eksternal untuk menetapkan standar yang digunakan dalam sistem pengendalain itu

·         pengendalain birokrasi, pendekatan pengendalain yang menekankan wewenang organisasi dan mengendalikan aturan, regulasi, prosedur dan kebijakan administrative.

·         Pengendalain Klan, pengendalain dimana prilaku karyawan diatur oleh nilai, norma, tradisi, ritual, keyakinan bersama, dan aspek lain budaya organisasi.

Sementara menurut griffin pengendalain dapat berbentuk :[34]

·         pengendalain anggaran

·         pengendalain keuangan dilakukan dengan beberapa bentuk pengendalain diantaranya adalah membuat laporan keuangan meliputi profile dari beberapa aspek dalam kondisi keuangan sebuah organisasi dan audit keuangan sebagai pengujian independen atas sistem akuntansi, sistem keuangan dan sistem operasional perusahaan.

·         pengendalain birokrasi: bentuk pengendalain organisasi dicirikan oleh pengaturan struktural yang formal dan mekanistis

·         pengendalain Klan:  adalah pengendalain Klan organisasi dicirikan oleh pengaturan struktural yang informal dan organisasi. Pengendalain ini tergantung pada norma kelompok dan kultural korporasi yang kuat dan memberikan tanggung jawab kepada karyawan untuk mengendalikan diri mereka sendiri.

Proses pengendalain terdiri dari tiga tahapan :[35]

a)    penetapan standar. Standar adalah kriteria dari kinerja, point point terpilih dalam program perencanaan dimana ukuran kinerkja dibuat sehingga manajer dapat menerima signal tentang bagaimana sesuatu berjalan dan tidak perlu melihat setiap tahapan hasil;

b)    pengukuran kinerja. Pengukuran kinerja berdasar kinerja seharusnya dilakukan berdasar forward looking sehingga penyimpangan dapat dideteksi saat ia terjadi dan dapat dihilangkan dengan tindakan yang tepat.

c)    Koreksi penyimpangan. Koreksi penyimpangan adalah titik dimana kontrol dapat dilihat sebagai bagian dari keseluruhan sistem manajemen dan dapat dihubungkan pada fungsi manajemen yang lain.      

Proses pengendalain dapat dilihat dari sudut pandang sistem dimana terdapat input, proses, dan output. Proses pengendalain dapat dilihat pada   pada gambar berikut :

Gambar 2. 3. Sistem Pengendalain

 

---

[1] Harod Koontz and Heinz Weihrich, Essentials of Management, (Singapore : McGraw-Hill Book Co., 1990). p. 4.

[2] Paul Hersey and Kenneth H. Blanchard.  Manajemen Perilaku Organisasi : Pendayagunaan Sumberdaya Manusia, Terjemahan Agus Darma, (Jakarta : Penerbit Erlangga: 1988), h. 3.

[3] Samuel C. Certo, Principles of Modern Management. (USA: Allyn and Bacon, Inc., 1989), p. 8.

[4] Ricky W. Griffin, Management, 5^th Edition, (Dehli : AITBS Publishers & Distributiors, 2000), p. 5.

[5] Richard M. Hodgetts, Management : Theory, Process, and Practice, Fourth Edition (Florida : Academic Press, Inc., 1986), p. 72.

[6] Griffin, op.cit., p. 9

[7] Leslie W. Rue and Lloyd L. Byars, Management : Skill and Appication. Eight Edition. (USA: Mcgraw-Hill, 2000), p. 140.

[8] George R Terry,  Prinsip-Prinsip Manajemen, Terjemahan J. Smith DFM, , (Jakarta: Bumi Aksara, 2000), h. 46-47

[9] Rue and Byars, loc.cit.

[10] Stephen P. Robbin dan Mary Coulter, Manajemen, Edisi 7, Jilid 1, terjemahan, (Jakarta : PT. Indeks Kelompok Gramedia, 2004), hal 176. 

[11] Fremont E. Kast and James E. Rosenzweig, Organization and Management : A System and Contingency Approach. Fourth edition. (Singapore: Mcgraw-Hill Book Co., 1986), pp. 179-180.

[12] Robin & Coulter, op.cit, p. 178.

[13] Rue and Byars, op.cit.p. 142.

[14] Hodgetts, op.cit. p. 99-101

[15] Ibid. p. 119.

[16] Terry, Op.cit. hal 96.

[17] Robbin & Coulter, op.cit, hal 254.

[18] Griffin, op.cit. hal 352..

[19] James L Gibson, James H. Donelly, JR, & John M. Ivancevich, Manajemen, Jilid 1. Terjemahan (Jakarta ; Penerbit Erlangga, 1997), hal 18. 

[20] Manahan P. Tampubolon, Perilaku Keorganisasian, (Jakarta : Ghalia Indonesia, 2004), hal. 152. 

[21] Griffin, Op.cit. hal. 336.

[22] Terry, Op.cit., hal 101.

[23] Griffin, Op.cit. hal 339.

[24] Terry, Op.cit. hal. 130.

[25] Robbin, Op.cit. hal 92.

[26] Supardi dan Syaiful Anwar, Dasar Dasar Perilaku Organisasi, (Jogjakarta : UII Press, 2002), hal. 47.

[27] Gary Yukl, Leadership in Organizations, (New Jersey : Pearson Prentice Hall,  2005), p.147.

[28] Ibid. p. 148

[29] Ibid,p. 165

[30] Atep Adya Barata, Dasar Dasar Pelayanan Prima, (Jakarta, Elex  Media Komputindo, 2004), hal. 138 – 148. 

[31] Robbin & Coulter, op.cit. hal. 64 – 78.

[32] Koontz & Weihrich, op.cit. 393-394.

[33] Robbin and coulter, Op.cit. hal 168.

[34] Griffin, Op.cit., hal 172.

[35] Koontz & Weihrich, op.cit. 394-395